효과적인 시간 관리법: 가장 부족한 자원인 시간을 효과적으로 다루는 방법

 

비즈니스를 할 때 가장 부족한 자원이 무엇일까요? 자금이나 인적 자원도 항상 부족하다고 느낍니다. 하지만, 훨씬 더 부족한 자원은 시간입니다. 사용할 수 있는 시간은 정해져 있고 해야 할 일은 너무나도 많기 때문입니다. 지금부터 가장 부족한 자원인 시간을 효과적으로 다루는 방법 즉 효과적인 시간 관리법에 대해 알아보겠습니다.

 

 

Ⅰ. 명확한 목표

시간 관리를 위해 명확한 목표를 먼저 수립해야 합니다. 목표가 명확하지 않으면 이후에 설명할 시간 분석 및 시간 통합을 할 수 없습니다. 명확한 목표는 시간 분석이나 시간 통합의 기준이기 때문입니다. 그리고 그 목표는 SMART 해야 합니다. 

 

SMART 목표 설정

① 이루고자 하는 목표는 구체적(Specific)이어야 합니다. 목표가 명확하지 않으면 동기 부여가 약해집니다.

② 진행 상황을 점검할 수 있게 측정 가능(Measurable)한 목표를 수립합니다. 목표는 가능한 수치화 합니다.

③ 현실적으로 달성할 수 있는(Achievalbe) 목표여야 합니다. 달성가능하지 않는 목표는 허황된 목표일 뿐입니다.

④ 현재 상황과 비즈니스와 관련된(Relevant) 목표로 설정합니다. 현재 상황과 관련도가 낮을수록 여러 가지 제한이 생겨 목표에 집중하기 어렵습니다.

⑤ 많이 실수하는 것 중 하나가 마감일을 정해 놓지 않는 것입니다. 마감일이 없으면 실행의 속도가 더뎌지거나 아예 시작을 하지 않을 수도 있습니다. 목표 달성에 집중하기 위해서 목표에 마감일을 설정(Time-bound) 해야 합니다. 

 

Ⅱ. 피터 드러커의 시간 관리법

피터 드러커는 시간 기록, 시간 분석, 시간 통합의 3 단계로 시간 관리를 설명했습니다. 이 기본틀에 여러 가지 방법들을 추가로 적용해 설명하겠습니다.

 

1. 시간 기록

요즘 육아 금쪽같은 내 새끼나 이혼 숙려캠프를 보면 관찰 영상을 다 같이 보는 장면이 먼저 나옵니다. 관찰 영상으로 현재 내 행동에 어떤 문제가 있는지 알 수 있습니다. 시간을 잘 관리하려면 내가 시간을 어떻게 사용하고 있는지 알아야 합니다. 이를 위해 시간을 기록해야 합니다.

 

이때, 가장 중요한 것은 시간 사용기록은 시간 사용 즉시 실시간 기록(리얼타임) 해야 합니다. 일과 이후나 다음날 오전에 일괄로 기록하면 오류가 생기기 때문입니다. 리얼타임으로 기록하지 않으면 시간 사용이 정확히 기억이 나지 않거나 팩트가 아닌 의지가 기록될 수 있습니다.

 

2. 시간 분석

기록된 시간을 분석하는 단계입니다. 분석 시 기준이 필요합니다. 아이젠아워 매트릭스와 가치 중심 구분법 두 가지로 설명하겠습니다.

 

1) 아이젠아워 매트릭스

시간을 ① 긴급하고 중요한 일, ② 긴급하지 않지만 중요한 일, ③ 긴급하지만 중요하지 않은 일, ④ 긴급하지도 중요하지도 않은 일로 나눕니다. 여기에서 '중요한 일'은 Ⅰ에서 수립한 명확한 목표와 연관된 일입니다.

 

① 긴급하고 중요한 일과 ② 긴급하지 않지만 중요한 일을 먼저 해야 합니다. ③ 긴급하지만 중요하지 않은 일은 최소화하거나 위임 혹은 자동화해야 합니다. ④ 긴급하지도 중요하지도 않은 일은 제거해야 합니다.

 

2) 가치 중심 구분법

가치 중심 구분법은 사용 시간을 ① 가치 시간, ② 오버헤드 시간, ③ 낭비 시간으로 나눕니다. 

 

① 가치 시간은 생산성과 직접 연결된 시간으로 목표를 달성하기 위해 꼭 필요한 시간입니다. ② 그 자체로는 가치를 만들지는 않지만 가치를 생산하기 위해 절차상 필요한 업무를 하는 데 사용한 시간을 오버헤드 시간이라 부릅니다. 지원이나 준비 과정에 소요된 시간이 해당됩니다. ③ 낭비 시간은 말 그대로 비생산적이거나 불필요한 활동에 투입된 시간입니다.

 

① 가치 시간에 우선순위를 두고 시간을 사용해야 합니다. ② 오버헤드 시간은 위임 혹은 자동화를 통해 줄여나가야 합니다. ③ 낭비 시간은 제거해야 합니다.

 

아이젠아워 매트릭스건 가치 중심 구분법이든 시간 사용을 구분한 뒤 우선 해야 할 것, 줄여나가야 할 것, 제거해야 할 것을 결정해야 합니다. 이때 우선 해야 할 것과 제거해야 할 것을 찾고 실행하는 데는 어려움이 없습니다. 가장 어려운 것이 바로 줄여 나가야 할 것 (긴급하지만 중요하지 않은 일, 오버헤드 시간)입니다. 이 시간을 줄여 나갈 아이디어를 찾고 실행하는 것이 중요합니다. 

 

3. 시간 통합

시간 분석을 통해 우선 해야 할 일(목표 달성과 가치 생산과 직접 연관된 일)과 줄여 나가야 할 일(절차상 필요하거나 급하게 필요한 일) 그리고 제거해야 할 일을 찾았습니다. 제거할 시간은 없애고 줄여할 시간은 아이디어를 찾아 그 시간을 줄였다면 내가 사용할 수 있는 총시간이 얼마나 되는지 알아야 합니다. 그리고, 내가 사용할 수 있는 총시간에 일을 재배치합니다. 이때, 중요한 것이 바로 시간 통합입니다. 

 

주요 업무를 할 때 시간을 쪼개서 쓰는 것은 시간을 낭비하는 것입니다. 어떤 일을 시작할 때 집중하기까지 시간이 소요됩니다. 또한, 쪼갠 업무를 다시 시작할 때 어디까지 했었는지 확인하는데도 시간이 걸립니다. 즉, 온전히 집중해서 일하는 시간은 줄어들게 됩니다. 

 

시간 관리 세 번째 단계는 내가 사용가능 한 시간을 덩어리(연속적이고 통합적)로 배치하는 것입니다. 일 하나를 끝낼 수 있는 시간으로 배치해 사용합니다.

Ⅲ. 시간 절약 및 제거 아이디어

앞서 시간 분석 후 우선으로 해야 할 일(시간), 줄여야 할 일(시간), 제거해야 할 일(시간)을 정해야 한다고 했습니다. 이때 시간을 줄이거나 제거하는 방법에는 어떤 것들이 있는지 알아보겠습니다.

 

방해 요소 차단

일을 할 때 집중력을 빼앗는 사소한 일들이 많습니다. 대표적인 것으로는 이메일이나 문자(카카오톡) 확인 등이 있습니다. 이메일이나 문자를 보면 하던 일을 멈추고 답변해야 할 것 같은 압박을 느끼게 됩니다. 

 

그래서, 중요한(우선순위가 높은) 일을 할 때는 스마트폰 및 이메일 알람을 꺼두는 것이 좋습니다. 하는 일에 따라 다르겠지만 시급성을 다퉈 바로 답변해야 할 이메일이나 문자는 별로 없습니다. 정말 급하다면 이메일이나 문자가 아닌 전화가 올 것입니다. 마찬가지로 SNS 알람도 꺼두시는 것이 좋습니다.

 

이외에도 정기적으로 책상 위(작업 공간)를 정리하는 게 좋습니다. 어수선한 것보다 정돈된 곳에서 집중력 발휘가 쉽기 때문입니다. 

 

 

 

루틴 및 자동화

오버헤드 시간에 하는 업무 반복적인 것이 많습니다. 가장 좋은 것은 이 오버헤드도 제거하는 것입니다. 오버헤드를 제거하기 위해서는 업무 프로세스를 변경해야 합니다. 만약 프로세스를 바로 변경할 상황이 안된다면 루틴 및 자동화하는 것이 좋습니다.

 

반복된 업무를 루틴 화하면 작업 속도가 일정 수준까지는 오릅니다. 또한 Zapier 등의 자동화 소프트웨어나 템플릿 혹은 생성형 AI를 이용해 업무를 자동화시킬 수 있습니다. 

 

 

생산성 도구

다양한 생산성 관련 디지털 도구를 활용하는 것도 도움이 됩니다. 시간 기록 및 분석을 위해 구글 캘린더 등의 디지털 캘린더를 활용하는 것이 좋습니다. 습관화가 되면 시간을 실시간으로 기록할 수 있습니다. 노션은 단순 노트뿐만 아니라 일정 관리도 가능합니다. 여러 명이 함께 스케줄 관리하는데도 도움이 됩니다. 

 

일정 시간 내 결과물을 내야 하는 작업일 경우 타이머를 사용하는 것도 좋습니다. 특히 포모도로 타이머는 일과 휴식의 구분을 명확히 해 일에 대한 집중력일 높입니다.

 

 

 

 

 

 

Ⅳ. 시간 사용 정기 피드백

시간 관리의 처음과 마지막은 피드백입니다. 사용한 시간을 기록하고 분석하고 앞으로 어떻게 통합해 사용할지 계획하는 것 자체가 피드백입니다. 여기에 우선순위가 높은 곳에 시간을 썼는지? 제거할 것은 제거가 되었는지? 줄여야 할 것은 줄였는지? 등 지난번 계획이 제대로 진행되었는지 살펴보는 게 추가됩니다.

 

시간 사용 피드백은 주기적으로 계속해야 합니다. 또한, 목표(우선순위)가 바뀌거나 업무의 효율이 떨어진다고 느껴질 때는 피드백 주기가 되지 않았더라도 하는 것이 좋습니다. 

 

 

 

 

 

 

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지금까지 효과적인 시간 관리법에 대해 알아보았습니다. 앞서 이야기했듯 비즈니스에서 가장 부족한 자원은 시간입니다. 가장 부족한 자원인 시간을 효과적으로 다루기 위해서는 시간을 기록하고 분석하고 통합하는 과정을 거쳐야 합니다. 시간 기록 및 분석을 위해 명확한 목표를 사전에 설정하는 작업이 선행되어야 하는 것을 잊으면 안 됩니다. 효과적인 시간 관리로 많은 성과를 내시기 바랍니다.